Guía del Usuario

Tarjetas rápidas

Ingreso del mes, ingreso del año, cuotas vencidas, créditos activos, clientes registrados e IVA del mes por declarar.

Gráfico de ingresos

Barras mensuales del año que elijas arriba a la derecha. Haz clic en un mes para filtrar la tabla de ingresos por vehículo a ese mes específico.

Ingresos por Vehículo

Para el periodo elegido (todo el año o un mes), cuánto dejó cada vehículo, separado en:

La última columna, «Por guardar», es lo que deberías tener reservado de seguro y GPS para pagarle al proveedor — se explica en Seguro & GPS. Haz clic en cualquier fila para abrir el registro de ese vehículo y anotar un desembolso.

Registrar un vehículo

Marca y modelo (con buscador de catálogo), año, color, precio, placa, kilometraje o millaje, tipo de combustible, y hasta varias fotos — puedes reordenarlas y elegir cuál es la foto principal.

El estado se calcula solo

No lo cambias tú a mano: depende del crédito que tenga asociado el vehículo.

• Disponible — sin crédito activo, listo para financiarse.
• Financiado — tiene un crédito activo en curso.
• Vendido — el crédito ya se pagó por completo (o quedó archivado con su historial).
• Archivado — lo sacaste de circulación manualmente; conserva su historial pero ya no aparece en las listas activas.

Registrar un cliente

Nombre completo, DUI (9 dígitos, se formatea solo), NIT, teléfono (8 dígitos), correo, dirección, ocupación y empleador. El DUI no puede repetirse entre dos clientes.

Detalle del cliente — 3 pestañas

• Información — sus datos personales y los del vehículo/crédito asociado.
• Tabla de Cuotas — el plan de pagos completo, cuota por cuota, con capital/interés/IVA/seguro/total/saldo y su estado. Puedes registrar el pago de la cuota vencida o la siguiente directo desde aquí.
• Resumen — total pagado y total pendiente, desglosado por concepto. Desde aquí descargas el Estado de cuenta del cliente en Excel.

Crear un crédito nuevo

Eliges cliente y vehículo disponible, y defines:

• Enganche y tasa de interés anual
• Plazo en meses y fecha de inicio
• Cuándo vence la primera cuota — el mismo día del inicio, o un mes después (lo más común)
• Seguro y GPS mensual
• Si ese crédito lleva IVA o no

Antes de guardar, el sistema ya te muestra el monto a financiar, la cuota estimada y el total a pagar. Al crear el crédito, el vehículo pasa automáticamente a «Financiado».

Editar condiciones de un crédito activo

Puedes ajustar monto financiado, plazo, fecha, tasa, seguro/GPS o el IVA. Si el cambio afecta la tabla de pagos, eliges cómo recalcularla:

Cancelar, archivar o eliminar

• Cancelar — las cuotas sin pagar dejan de cobrarse y de contar como vencidas; el vehículo vuelve a estar disponible. Los pagos ya hechos quedan en el historial.
• Archivar — para créditos ya saldados o cancelados: se guarda el historial, pero sale de cuotas, cobros y alertas del día a día.
• Eliminar — permanente, y solo posible si el crédito no tiene ningún pago registrado.

Orden en que se aplica un pago

Ni tú ni el cliente eligen a qué se va el dinero primero: el sistema sigue siempre el mismo orden —

Si la cuota está vencida, se le suma la mora al final. Y si además registras un abono extra a capital (opcional, en ambos modos), ese dinero completo reduce el saldo y achica la última cuota del crédito — no pasa por el orden anterior.

Cuentas Morosas

Lista los créditos con cuotas vencidas, ordenados por antigüedad, con el monto vencido y el recargo por mora ya calculado (si tu empresa lo tiene configurado en Finanzas).

Arreglos de pago

Con un cliente moroso puedes registrar cuatro tipos de arreglo:

Cada arreglo pendiente se puede marcar como Cumplido o Incumplido, o editar su fecha y monto. Una Promesa de Pago se marca cumplida sola en cuanto registras un pago que cubra el monto prometido.

Qué muestra esta pantalla, por vehículo

• Aportado — cuánto ha pagado el cliente en total por seguro + GPS dentro de sus cuotas.
• Pagado — cuánto le has pagado ya al proveedor (lo registras tú).
• Por guardar — la diferencia entre lo aportado y lo desembolsado. Si aparece en rojo, ya pagaste al proveedor más de lo que el cliente ha aportado hasta hoy — normal si la póliza se paga de una sola vez al año.
• Mes actual — si ya está cubierto o no.
• Meses sin cubrir — desde cuándo hay aportes sin usarse en un desembolso.

Haz clic en cualquier vehículo para abrir su registro y anotar un nuevo desembolso: monto, fecha y a qué periodo cubre.

Permisos Propietario / Admin

Además de los permisos que trae cada rol por defecto, puedes ajustarlos finamente en dos niveles:

• Por rol — cambia qué puede hacer, por ejemplo, todo Cobrador de tu empresa (13 permisos posibles: ver/crear clientes, vehículos y créditos, editar, eliminar, pagos, finanzas, exportar, usuarios, add-ons).
• Por persona — «Personaliza» los permisos de un miembro específico, independientemente de su rol.

Propietario y Administrador siempre tienen acceso completo; no son editables.

Tu plan actual

El plan Free es para probar la plataforma. Cuando necesites más, pide el upgrade desde Configuración → Facturación.

1. Cuánto se financia

Monto a financiar = precio del vehículo − enganche. La cuota mensual se calcula con la tasa de interés anual y el plazo, para que sea del mismo monto cada mes — excepto la última, que ajusta el saldo restante que quede.

2. Las 4 partes de cada cuota

Con el tiempo la parte de interés baja y la de capital sube, porque el interés se cobra sobre lo que todavía debe el cliente — entre más ha pagado, menos interés genera cada mes.

3. Tu empresa elige cómo se calcula el interés

Se define en Configuración → Finanzas, y aplica a los créditos que crees de ahí en adelante:

Ejemplo — interés fijo

Vehículo de $10,000 con enganche de $2,000 → se financian $8,000 a 24% anual (2% mensual) en 24 meses, con seguro $45 y GPS $20 al mes.

Con la fórmula de días reales el capital y el interés varían mes a mes (el interés baja según el saldo), pero el mecanismo de fondo — capital + interés + IVA + seguro/GPS — es el mismo.

4. Recargo por mora

Si tu empresa configuró un recargo, se empieza a cobrar desde el día siguiente al vencimiento — el mismo día que vence, todavía no genera mora. Hay dos tipos:

• Monto fijo — el mismo cargo por cada cuota vencida, sin importar los días. Ej: cuota vencida → recargo fijo de $5.00.
• Interés diario (%) — se calcula como total de la cuota × tasa% × días de atraso. Ej: cuota de $300 vencida 10 días con 0.1% diario → recargo de $3.00.

5. Primera cuota e IVA

Al crear el crédito eliges si la primera cuota vence el mismo día del inicio, o un mes después (lo más común). Y el IVA, cuando está activado en el crédito, se cobra como un porcentaje sobre el interés de cada cuota — nunca sobre el capital.